Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

downloadlink.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor vragen kun je ons bereiken via Patricklankhorst@hotmail.com.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Van jou als klant:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam (via het aanvraagformulier).
• Account- en betaalgegevens: klantnummer, gekozen plan, betaaltransactiegegevens via Mollie/PayPal (geen creditcardnummers).
• Gebruiksgegevens: logbestanden, IP-adressen, browserinformatie, bestandsuploads.
• Planninggegevens: gebruik je de planningmodule, dan verwerken we gegevens over je medewerkers — naam, discipline, contracturen, geplande en vrije uren, en bij uren die buiten de planning om zijn geboekt ook het project en wie eraan werkte. Voor de AI-hulp in de planning gaat een deel hiervan mét namen naar Anthropic in de Verenigde Staten: het AI-weekoverzicht stuurt die gegevens automatisch kort nadat je de planning opent, ook als je de AI-knop niet gebruikt; het AI-planvoorstel alleen wanneer jij erom vraagt. Het antwoord van de AI bewaren we maximaal 30 dagen, zodat dezelfde vraag niet opnieuw verstuurd hoeft te worden. Zie punt 6 voor de ontvangers en de waarborgen buiten de EU.
• Communicatie: e-mails of supportvragen.
• Gegevens die je zelf over anderen invoert: de e-mailadressen van de ontvangers aan wie je een link stuurt, je adresboek (e-mailadres en naam) en de namen van teamleden die je aan je account koppelt. De ontvangeradressen gebruiken we om je link te versturen, om je per ontvanger de status te tonen en om eventuele herinneringen te sturen; het versturen loopt via onze e-mailprovider (zie punt 6). Je adresboek en je teamleden gebruiken we nergens anders voor. Delen collega's één login, dan houden we het persoonlijke adresboek per persoon apart; een teamaccount heeft daarnaast een gedeeld adresboek dat bewust voor iedereen op dat account zichtbaar is. Jij bepaalt wie je aanschrijft; wij verwerken deze gegevens in jouw opdracht. Ontvangeradressen blijven staan zolang het pakket bestaat: verloopt het of verwijder je het, dan gaan ze mee weg. Je adresboek en je teamleden blijven tot jij ze wist of je account verwijdert.
• Verificatie van ontvangers: zet je bij een pakket de optie voor een geverifieerde ontvanger aan, dan sturen wij die ontvanger een code per e-mail. We bewaren daarbij zijn e-mailadres, het IP-adres van waaruit de code is aangevraagd en bevestigd, en het tijdstip van de bevestiging. De code zelf bewaren we niet, alleen een onomkeerbare versleutelde afdruk waarmee we een ingetypte code kunnen controleren. Dit is precies het bewijs waarvoor je de optie aanzet: in je overzicht zie je per ontvanger of en wanneer die zich verifieerde, en het leveringsbewijs (pdf) vermeldt daarbij ook het IP-adres. Codes die niet gebruikt zijn wissen we 7 dagen nadat ze verlopen; de rest verdwijnt samen met het pakket.
• Advertentie-attributie: kwam je via een Google-advertentie binnen, dan bewaren we het klik-ID (gclid) en het tijdstip om te meten welke advertentie werkt. Zolang je aanmelding loopt staat dat klik-ID in dezelfde regel als je e-mailadres en IP-adres; die regel wissen we uiterlijk zeven dagen nadat de aanmelding is afgerond of verlopen. Daarna blijft alleen het klik-ID met het tijdstip over, zonder e-mailadres, en dat exporteren we handmatig naar Google Ads; na 90 dagen wissen we ook dat. We zetten hiervoor geen cookies en laden geen advertentie- of trackingscripts van derden: tijdens je bezoek onthoudt onze eigen paginacode het klik-ID in de sessieopslag van je browser, en dat verdwijnt zodra je de tab sluit.

Van de mensen met wie jij deelt — ontvangers, ondertekenaars, inzenders en bezoekers van een portaal. Deze gegevens leggen we vast doordat jij de dienst gebruikt, en je ziet ze grotendeels zelf terug: samen vormen ze het bewijs dat iets is aangekomen of ondertekend. In zoverre handelen wij in jouw opdracht — informeer je ontvangers hier dus zelf over. Daarnaast gebruiken wij dezelfde registraties om de dienst veilig en beschikbaar te houden (misbruik- en overbelastingsdetectie); daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk.

• Downloadgegevens: van iedereen die een downloadpagina opent of een bestand ophaalt leggen we datum/tijd, IP-adres en browserinformatie vast. De downloads zie je als afzender volledig terug — inclusief het IP-adres — op de activiteitenpagina van je pakket, in de CSV-export, op het leveringsbewijs (PDF) en via de API. Wij bewaren deze registraties maximaal 12 maanden.
• E-mailadressen van ontvangers: verstuur je een pakket per e-mail, dan bewaren we aan wie, wanneer dat voor het eerst gebeurde en wanneer voor het laatst (bij een herinnering). Het adres en de eerste verzending staan ook op het leveringsbewijs. Verdwijnt zodra het pakket zelf weg is.
• Verificatie per e-mailcode: zit er een code op je pakket, dan bewaren we het e-mailadres, het tijdstip en het IP-adres van de ontvanger die de code opvroeg en invoerde. Een geslaagde verificatie (adres, tijdstip, IP) staat op het leveringsbewijs — dat is de compliance-waarde ervan. Verdwijnt zodra het pakket weg is; een code die nooit gebruikt is, uiterlijk 7 dagen na het verlopen.
• Ondertekening: bij een handtekeningverzoek leggen we naam, e-mailadres, tijdstip, IP-adres en apparaat/browser van de ondertekenaar vast. Die staan afgedrukt op het ondertekencertificaat in het PDF-document zelf — dat is wat de handtekening bewijskracht geeft. Een openstaand verzoek kun je intrekken; het verzoek blijft daarna in je overzicht staan en verdwijnt met je account.
• Inzendingen via een inbox-link: naam, e-mailadres, bericht en IP-adres van degene die bestanden naar jou uploadt. Een inzending die nooit is afgerond, wissen we na 48 uur. Een afgeronde inzending blijft in je overzicht staan — ook als je de link intrekt — en verdwijnt met je account.
• Bezoek van een klantportaal of dataroom: per weergave en download het tijdstip, IP-adres en browserinformatie, zichtbaar voor de eigenaar van het portaal. Maximaal 12 maanden.
• Geblokkeerde downloadpogingen: wordt een download tegengehouden omdat een downloadlimiet is bereikt, dan leggen we de reden, het IP-adres en de browserinformatie vast. Dat doen we om misbruik en overbelasting te herkennen; de beheerder van jouw omgeving ziet het terug in het inzicht-dashboard. Maximaal 12 maanden.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst (hosting & bestandsuitwisseling, facturatie, support).
• AI-functies in de dienst: het begeleidend schrijven dat de ontvanger bij je pakket ziet, tekstherkenning van een scan (OCR), het automatisch uitlezen van bonnen en facturen die je in de boekhouding importeert, en in de weekplanning de weeksamenvatting en het planningsvoorstel. Daarbij gaat de inhoud die erbij hoort naar onze AI-verwerker Anthropic in de Verenigde Staten: de bestandsnamen en een deel van de inhoud van je pakket, de gescande pagina, de bon of factuur, of planningsgegevens met namen, disciplines en uren (zie punt 6). Dat gebeurt zodra je de functie gebruikt; de weeksamenvatting wordt bovendien alvast klaargezet kort nadat je de planning opent, ook zonder dat je erom vraagt. Van een scan bewaren we niets, het begeleidend schrijven hoort bij het pakket en verdwijnt ermee, wat de AI uit een bon leest komt in je eigen administratie te staan, en de weeksamenvatting en het planningsvoorstel bewaren we in een tijdelijke cache die wordt opgeschoond zodra er een nieuw AI-resultaat bij komt — alles ouder dan 30 dagen gaat er dan uit.
• Beveiliging en beschikbaarheid van de dienst (monitoring, misbruikdetectie).
• Wettelijke verplichtingen (administratie, belastingregels).
• Contact en klantenservice.
• Downloadstatistieken voor de verzender (weten of en wanneer een pakket is opgehaald).
• Meten welke advertentie of ingang tot een aanmelding leidde (geaggregeerd, cookieloos).

4. Op welke grondslagen?

• Uitvoering van een overeenkomst (dienstverlening en betalingen).
• Wettelijke verplichting (bewaarplicht administratie).
• Gerechtvaardigd belang (veiligheid, misbruikpreventie, zakelijke communicatie).

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Administratieve en facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Account- en gebruiksgegevens: maximaal 12 maanden na beëindiging van de dienst, tenzij langer vereist door wetgeving.

Concreet: bestanden en pakketten verdwijnen automatisch op de door de verzender gekozen vervaldatum. Verwijder je je account, dan wordt het direct gedeactiveerd en werken je downloadlinks meteen niet meer. Binnen 30 dagen wissen we je bestanden en accountgegevens definitief; alleen facturatiegegevens (7 jaar, wettelijke bewaarplicht) en beveiligingslogs blijven staan. Uit onze dagelijkse database-backups verdwijnt je data daarna binnen 14 dagen: die staan op onze server bij Render en in kopie bij Backblaze B2, verlopen automatisch en gebruiken we uitsluitend om te herstellen na een storing. Gebruiks- en bezoekgegevens waar datum/tijd, IP-adres en browserinformatie in staan — downloads en bekijk-in-browser, geblokkeerde downloadpogingen, bezoekstatistieken, bezoeken aan een gedeelde map, verstuurde notificaties en gekoppelde apparaten — bewaren we maximaal 12 maanden, gegevens over advertentie-attributie 90 dagen, en beveiligingslogs (wie wanneer inlogde) maximaal 12 maanden.

Een deel van de gegevens hoort onlosmakelijk bij een levering, een handtekening of een inzending. Die kennen geen vaste termijn: ze blijven staan zolang het pakket, het document of je account bestaat. Dat geldt voor:

• Controlegegevens bij een ter controle gedeeld bestand — wie het wanneer opende, met IP-adres en browserinformatie. Dat is het bewijs dát een controle heeft plaatsgevonden, dus dit ruimen we niet na 12 maanden op. Het verdwijnt zodra je het pakket verwijdert, en bij het verwijderen van je account.
• Verificaties met een toegangscode — het e-mailadres en IP-adres van een ontvanger die een code invoerde. Dat is nodig voor het leveringsbewijs en blijft staan zolang het pakket bestaat; bij een pakket zonder vervaldatum dus tot je het zelf verwijdert. Codes die niemand gebruikt heeft, wissen we 7 dagen nadat ze verlopen zijn.
• Ondertekengegevens — bij een digitaal ondertekend document leggen we het IP-adres en de browserinformatie van de ondertekenaar vast. Die horen bij de handtekening en blijven bewaard zolang je account bestaat. Een verzoek intrekken of laten verlopen verandert alleen de status; het verwijdert deze gegevens niet.
• Inzendingen via een uploadlink — bij een afgeronde inzending bewaren we het IP-adres van de inzender, zodat de inzending voor jou zichtbaar blijft. Die gegevens blijven staan zolang je account bestaat. Inzendingen die halverwege blijven steken, verdwijnen automatisch na 48 uur.

Gebruik je de planning, dan maakt onze AI-hulp daar kort na het openen automatisch een AI-weekoverzicht bij, en op je verzoek een planningsvoorstel. Die uitkomst — inclusief de namen die erin voorkomen — bewaren we maximaal 30 dagen in onze eigen database, zodat bij ongewijzigde gegevens niet telkens opnieuw een nieuwe tekst bij onze AI-leverancier hoeft te worden opgehaald; daarna ruimen we hem op. Deze uitkomst hoort niet bij een pakket en verdwijnt dus niet mee als een pakket vervalt; een AI-begeleidende brief hoort wél bij dat pakket en verdwijnt er samen mee.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij schakelen deze subverwerkers in — zij verwerken uitsluitend in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst:

• Render — applicatie-hosting. De publieke dienst van downloadlink.nl (applicatie en database) draait in Frankfurt (EU). Van de database maken we elke nacht een backup; die bewaren we 14 dagen, op de server zelf én als tweede kopie in de object-opslag hieronder. Een maatwerkomgeving op een eigen subdomein kan in overleg met die klant in een andere regio draaien, ook buiten de EU; dat wordt dan met die klant vastgelegd en geldt nooit voor de publieke dienst.
• Backblaze B2 — object-opslag van je bestanden (EU-Central, Amsterdam).
• Brevo — transactionele e-mail (welkom, notificaties, wachtwoord-reset).
• Cloudflare — netwerk- en beveiligingslaag vóór de website (CDN/DDoS-bescherming) én doorgeefluik voor downloads: ook de bestanden zelf gaan via hun netwerk naar de ontvanger, langs de server die het dichtst bij hem staat — en die kan buiten de EU staan. De bestanden worden daarbij niet bewaard en niet in een cache gezet. Het uploaden van een pakket gaat rechtstreeks van je browser naar de opslag; kleinere bestanden die je binnen de app zelf oplaadt, passeren Cloudflare ook op de heenweg.
• Anthropic (Verenigde Staten) — de AI achter onze AI-functies. Doorgifte buiten de EU gebeurt onder EU-modelclausules. Hieronder staat per functie wat er precies meegaat.

Wat gaat er naar de AI? Alleen wat de functie in kwestie nodig heeft, en alleen bij deze drie functies:

• Begeleidend schrijven — het vinkje bij het uploaden. Mee gaan: de namen van álle bestanden in het pakket, plus een paar van de kleinste PDF's eruit, afgekapt tot de eerste pagina's. De tekst die terugkomt staat bij je pakket en verdwijnt samen met dat pakket.
• Scan herkennen (OCR) — de pagina zelf gaat als afbeelding mee. Je krijgt de tekst direct terug; wij bewaren er niets van.
• AI-hulp in de planning — het weekoverzicht en het voorstel voor de werkverdeling. Mee gaan: namen van medewerkers, hun discipline, hun vrije en geboekte uren, en de projectnummers, dienst- en urensoortnamen waaraan zij werken. Let op: het weekoverzicht wordt kort na het openen van de planning alvast klaargezet, dus ook zonder dat je erop klikt. Het antwoord bewaren wij maximaal 30 dagen in een cache, zodat dezelfde vraag geen tweede keer naar de AI hoeft.

Buiten deze functies gaat er niets van jou naar de AI: bestanden die je gewoon verstuurt, worden niet door een AI gelezen.

Daarnaast zijn de volgende partijen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk; zij verwerken onder hun eigen privacyvoorwaarden:

• Mollie en — voor bestaande abonnementen —PayPal, voor de verwerking van betalingen.
• Google, Microsoft of Facebook, als jij kiest voor "inloggen met" een van deze accounts. Zij zien dan dat je bij ons inlogt; wij ontvangen van hen je e-mailadres en of zij dat adres bevestigd hebben (Facebook stuurt daarbij ook je naam en gebruikers-id mee, die wij niet bewaren). Je wachtwoord bij die partij zien wij nooit. Heb je nog geen account met dat e-mailadres, dan kan daarmee meteen een proefaccount worden aangemaakt. Welke van deze knoppen aanstaan, zie je op de inlogpagina.
• Google, als je via een Google-advertentie binnenkwam: cookieloze conversiemeting waarbij wij alleen het klik-ID, het tijdstip en de naam van de stap (bijvoorbeeld "proefaccount aangemaakt") doorgeven, dus geen naam of e-mailadres. Die gegevens bewaren wij 90 dagen.

Wij verkopen je gegevens nooit en gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Bij de AI-functies worden gegevens buiten de EU verwerkt. Op downloadlink.nl gaat het om het begeleidend schrijven dat je bij een verzending kunt aanvinken, en om het herkennen van tekst in een scan (OCR) in de pdf-tools. Op zakelijke omgevingen waar wij ze aanbieden komen daar het weekoverzicht en het planningsvoorstel in de planning bij, plus de controle van aangeleverde documenten, de offerte-hulp en de tekstsuggesties in een Word-document.

Wat er meegaat, is wat de functie nodig heeft: bij het begeleidend schrijven de namen van de bestanden in je pakket en de eerste pagina's van maximaal drie pdf's daaruit, bij OCR de afbeelding van de pagina die je laat herkennen, en bij de planning de namen van medewerkers, hun discipline en hun uren. Die gegevens gaan naar Anthropic in de Verenigde Staten, dat ze uitsluitend in onze opdracht verwerkt, onder een verwerkersovereenkomst en met EU-modelclausules voor de doorgifte. Dit gebeurt alleen als je zo'n functie gebruikt; gebruik je hem niet, dan worden je bestanden en planninggegevens niet aan een AI voorgelegd.

Van de planning-AI bewaren we de uitkomst maximaal 30 dagen in een tijdelijke cache, zodat hetzelfde overzicht niet telkens opnieuw berekend hoeft te worden. Ook bij de overige hierboven genoemde partijen zorgen wij, waar zij buiten de EU verwerken, voor passende waarborgen zoals EU-modelclausules.

7. Cookies

We gebruiken uitsluitend functionele cookies — geen advertentie-, analytics- of trackingcookies, en dus ook geen cookiebanner. Dit zijn ze alle drie:

• Een sessiecookie om je ingelogd te houden. Hierin bewaren we ook het beveiligingstoken tegen misbruik van formulieren (CSRF); dat is dus geen aparte cookie. De cookie verdwijnt zodra je uitlogt, en vervalt na 12 uur waarin je de site niet gebruikt. Ben je niet ingelogd, dan verdwijnt hij zodra je je browser sluit.
• Een taalcookie (dl_lang, 180 dagen) die we alleen zetten als je zélf een taal kiest, zodat de site de volgende keer meteen in die taal opent.
• Een apparaat-cookie (mt_device_id, circa 2 jaar, bij elk bezoek verlengd) die we zetten zodra je de planning opent. Die onthoudt wie er op dat apparaat werkt, zodat wijzigingen aan de juiste persoon gekoppeld worden — nodig omdat collega's vaak één gedeelde login delen.

Daarnaast bewaren we een paar voorkeuren in de lokale opslag van je browser, bijvoorbeeld welke persoon jij bent in de planning en het e-mailadres waarop je meldingen wilt ontvangen. Dat is geen cookie: die gegevens blijven op je eigen apparaat, gaan niet automatisch mee naar de server en worden niet voor tracking gebruikt. Je wist ze door de sitegegevens in je browser te verwijderen.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in jouw persoonsgegevens.
• Correctie of verwijdering te verzoeken.
• Bezwaar te maken tegen verwerking of beperking te vragen.
• Gegevensoverdracht te vragen (dataportabiliteit).
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken kun je sturen naar Patricklankhorst@hotmail.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.